Az első dolog amivel az internetezők zöme először találkozik, az az e-mail. Ez egy nagyon egyszerű módja a kommunikációnak, sajnos elég sokan vissza is élnek ezzel az egyszerűséggel és mindenféle levélszemét küldésére használják.
Sok olyan levél érkezik a fiókunkba, mely sokszorosan tovább van már küldve, és útközben számtalan email cím rakodik rá (óvatlanságból legtöbben nem takarják el a címzettek listáját) és ezáltal arra csábítanak, hogy mindenkinek küldj egy üzenetet.
(Mielőtt bármilyen tartalmú email továbbküldésére szánod magad, vizsgáld meg egy kicsit, olyan szemszögből, hogy továbbküldenéd-e ha minden címzettért mondjuk 20 Ft-ot kellene fizetni.)
Óvatosságot ajánlok, bármennyire is csábító a „válasz minden címzettnek” gomb, mert a legtöbb email szolgáltatónál csak egy kattintás és szemétnek (spam) bélyegzik üzeneteidet és soha többet nem kerülnek szem elé.
Mégis, az email nagyon használható az információk közlésére és hatékony is, ha követsz néhány egyszerű szabályt.
A legalapvetőbb, hogy miután megírtad az emailt, nézd át és javítsd ki a hibákat, melyeket észreveszel. Nagyon rosszul mutat, ha ordító hibák, betűelütések zavarják az olvashatóságot. Persze maradni fognak hibák, ez elkerülhetetlen, hisz azt mondják, mikor Guttenberg feltalálta a könyvnyomtatást, feltalálta a sajtóhibát is, de legalább a nagyját gyomláld ki,
Ne gépeld egybe az egész üzenetet, tegyél sorközöket pár mondatonként, úgy mint ahogy itt is látható – sokkal olvashatóbb a szöveg. Nagyobb a valószínűsége annak, hogy el is olvassák az üzeneteidet.
Fogd rövidre a mondanivalódat, jobb a több rövidebb email, mint egyetlen hosszú. Az emberek többsége nem szeret hosszú emailokat olvasni, ezért ha valamit közölni szeretnél jobb kisebb (emészthetőbb) részletekben küldeni.
Ha kézileg csinálod, lehet hogy 4-5 érdeklődőnél számon tudod tartani, kinek melyik részletet küldted már el, de 10 felett biztos, hogy kavarodás lesz.
Ennek a problémának a megoldására találták ki az automata üzenetküldő rendszert, angolul autorespondert, melyről a következő bejegyzés fog szólni.
